許可の保有を相手に約束させる契約条項：表明保証・確認・更新・失効の通知

結論：特定して表明させ、確認して記録し、変わったら通知させ、失われたら止められるようにする

相手が許可を持つというので仕事を任せたが、あとで確かめると持っていなかった。あるいは、持っていたはずの許可の更新が切れていた。どちらも、契約を結ぶ時点で「許可を持っている」という事実に頼りすぎ、その事実が変わったときの手当てを書かなかったことから起きます。許可の保有に関する条項は、四つの層で考えると整理しやすくなります。

1. 特定して表明させる。許可の種類、交付した官庁、番号、有効期間、対象の営業所や施設を特定し、契約の時点でそれらを有していることを、相手に述べさせる。
2. 確認して記録する。契約を結ぶ前に、許可証の写しなどを見て、見た日付と内容を記録に残す。更新期ごとに同じことを繰り返す。
3. 変わったら通知させる。更新、変更、廃止、そして失効・停止・取消しやその手続の開始を、期限を切って通知させる。
4. 失われたら止められるようにする。通知を待たずに、催告なしで契約の全部または一部を解除でき、済んだ分を精算できるようにする。

四つの層のうち、見落とされやすいのは二つ目と三つ目です。表明保証の条文だけを置いて安心し、確認の記録も更新の通知も定めていない契約書は少なくありません。表明は契約の日の事実を述べさせるだけで、契約の途中で起きる変化は、通知の義務を置かなければ頼む側に伝わらないからです。

このページは、許可を持つ側の立場にも、任せる側の立場にも使えるように書いています。許可を持つ側にとっては、約束しすぎない書き方が、任せる側にとっては、確かめる仕組みと止める仕組みが、それぞれの関心事になります。許可の種類と単位の違いは、許可・登録・認定の違いと契約書で整理しています。

表明保証の条文：何を、いつの時点で、どこまで約束させるか

「表明保証」は、契約の当事者が、一定の事実が真実であることを述べ（表明）、その事実が真実でなければ責任を負うことを約束する（保証）条項を指す実務上の呼び方です。民法に「表明保証」という名前の規定があるわけではなく、違反したときにどうなるかは、契約の側で決めます。決めていなければ、債務不履行による損害賠償（民法415条）や、催告による解除（541条）、催告によらない解除（542条）といった一般の規定に委ねることになり、何が債務で、何が不履行なのかを争う余地が大きくなります。

許可の保有に関する表明保証では、三つのことを決めます。一つ目は、表明させる事実の中身です。二つ目は、その事実がいつの時点のものか。契約の締結日だけか、契約期間中ずっとか。三つ目は、事実と違っていたときの効果です。是正を求めるのか、損害賠償を請求できるのか、契約を解除できるのか。

条文例の第1項は、柱書と四つの号に分けてあります。柱書は「契約の締結日において」と時点を区切っています。時点を区切らずに「乙は許可を有する」とだけ書くと、締結日の事実なのか、契約期間中の約束なのかが分かりません。契約期間中の約束にしたいときは、第2項のように、真実でなくなるおそれを知った時点の通知義務を別に置きます。

号の構成は、許可の「有無」「期間」「処分」「範囲」「届出」を分けています。たとえば、許可証は有効でも、業務を行う営業所が許可の対象外だった、ということがあります。範囲の号がなければ、第1号と第2号だけでは違反に当たらないことになり、契約の目的が果たせない場面でも、表明保証違反とは言いにくくなります。

表明保証の条文を作るとき、見落とされやすいのが「例外」の扱いです。たとえば、許可に条件が付されている、取り扱う区分に限りがある、一部の営業所は許可の対象外である、といった事情が最初から分かっているのに、条文では「すべての営業所で」許可を有すると書いてしまうと、表明が最初から事実と食い違います。許可を持つ側は、事実と食い違う表明を引き受けないよう、開示した事項を表明の例外として別紙に書いておくのが安全です。任せる側にとっても、例外が別紙に見える形で書かれていれば、何が対象外なのかを契約の前に把握できます。

あわせて、表明させる事実の数は、絞り込みも必要です。許可に関する事実を網羅的に並べても、実際に契約の目的に関わる事実は限られます。契約の業務を行うために必要な許可、その範囲、その有効期間、処分の有無、届出の状況、という五つの軸で足りることが多く、それ以上は別の条文（通知の条、解除の条）に回したほうが、表明の条が長くならず、違反の判定もしやすくなります。

締結前に何を見て、何を記録するか

表明は、相手の言葉にすぎません。言葉に頼りきりにしないために、契約を結ぶ前に、書面や公開情報で確かめます。確かめる対象は分野で違うので、表にまとめます。

古物商の欄にある「ウェブサイトの表示」は、古物営業法12条2項が、古物商に対し、氏名または名称、許可をした公安委員会の名称、許可証の番号をウェブ上で公衆の閲覧に供するよう求めていること（事業の規模が著しく小さい場合など国家公安委員会規則で定める場合を除く）に基づくものです。許可証の写しと、公開されている表示とを突き合わせれば、写しの見せかけだけでないことを一段確かめられます。警備業の標識も、警備業法6条1項が、主たる営業所への掲示とウェブ上での公開を求めています（内閣府令で定める場合を除く）。

ただし、書類の写しは、ある時点の事実を示すにすぎません。許可証の写しには、その後の取消しや停止は載りません。写しを受け取っても、「いまも有効だ」と保証されるわけではないのです。この限界があるから、締結前の確認と、表明保証と、期間中の通知とを組み合わせます。

書類の受け取り方にも、注意が要ります。原本を見せてもらうのか、写しの提出で足りるのか、提出された写しをいつまで保存するのか、を決めておきます。許可証や登録に関する書類には、代表者の氏名や営業所の所在地などが載っており、確認以外の目的で使い回すことは望ましくありません。確認のために受け取った書類は、確認の目的に限って使い、契約の終了後の保存期間も決める、といった扱いを、条文または運用の取り決めに入れておくと、受け取る側の管理が整います。

警備業の認定の確認は警備業務委託契約書の作り方で、古物の許可の確認は古物の出張買取を委託するときで、それぞれ具体的な場面に即して書いています。

更新・変更・失効の通知：期限と内容を決める

通知の条文は、いつ、誰が、何を、どの方法で知らせるかを決める条文です。このうち、いつ知らせるかが最も揉めます。「速やかに」とだけ書くと、速やかさの基準が人によって違うからです。かといって「三日以内」のような短い日数を安易に書くと、守れないのが実態になりかねません。期限は、法令上の届出の期限に連動させるのが一つの考え方です。たとえば、旅行サービス手配業の登録事項の変更は、変更の日から三十日以内に観光庁長官へ届け出ることになっています（旅行業法27条1項）。契約上の通知は、この届出と同時、または届出に先立って行う、と書くことができます。

通知の対象になる事実は、更新だけではありません。営業所の移転や新設（古物営業法7条、警備業法9条・11条）、取り扱う区分や選任した責任者の変更（警備業法5条1項・11条）、代表者や役員の変更（同法5条1項1号・4号・11条）なども、届出の対象となり、契約の前提を変えることがあります。食品では、営業の譲渡や相続、合併、分割があると許可営業者の地位が承継され、承継者は遅滞なく届出をします（食品衛生法56条）。事業の承継は、契約の相手そのものが変わる場面なので、契約の承継や解除と合わせて通知を求めます。

第3項の「知った日のうちに」は、事実を知った当日という意味で、失効・取消し・停止のように業務の継続に直結する事由については、通知の遅れが現場に影響しないよう、他の事由より厳しい書き方にしてあります。一方、第1項の「○日以内」は、更新や変更のように、あらかじめ予定が分かる事由を想定しています。事由ごとに期限の厳しさを変える書き方です。

失効・停止・取消しのときの解除と精算

許可が失われたとき、一般の規定に頼ると、どのような手順になるでしょうか。債務を履行しない相手に対して、解除をするには、原則として相当の期間を定めた催告が要ります（民法541条）。ただし、債務の全部の履行が不能であるときなど、一定の場合には催告をせずに直ちに解除できます（民法542条1項）。許可が取り消され、その許可がなければ業務ができないのであれば、業務の履行が不能になったと評価できる場面もあるでしょう。しかし、その評価は個々の事情によって分かれ、停止のように一時的で回復する事由では、さらに難しくなります。

だからこそ、契約書で、解除の条件を先に書いておきます。そこでは、次の三点を決めておくと役に立ちます。

• 失効・取消しのときは、催告なしに全部を解除できること。停止のときは、停止の期間に応じて、全部または一部を解除でき、または業務の提供を保留できること。
• 解除までに済んだ業務の対価をどう精算するか。無許可の状態で行われた分の対価を払うのか、払わないのか。
• 預かっている物や前払いの金銭を、誰がいつまでにどう処理するか。

二つ目は、特に慎重に決めたい点です。許可が失われた後に行われた業務は、そもそも適法に行えない業務だった可能性があります。その部分の対価を請求できるかは、事情によって判断が分かれます。契約書では、失効・取消し・停止の日以後の分については対価が発生しない、と先に書いておくと、揉めにくくなります。三つ目の預かり品や前払金の扱いは、許可の取消し・停止・失効のときの契約の出口で詳しく扱います。

解除と同時に考えておきたいのが、業務の引継ぎです。許可を失った相手に任せていた業務は、解除の日から先は誰かが引き継がなければなりません。引継ぎを円滑にするため、契約書に、相手が保有する資料や進行中の案件の情報を甲に開示すること、甲が指定する別の事業者への引継ぎに協力すること、そのために必要な費用の負担を決めておく、という条を置く書き方があります。引継ぎの費用を、許可を失った側に負担させるか、依頼した側が負担するかは、許可を失った原因（相手の違反なのか、行政庁の裁量による処分なのか）によって、書き分けることもあります。

「保証する」と「確認する」：責任をどう分けるか

最後に、冒頭で触れた「保証する」と「確認する」の違いを整理します。契約書の中でこの二つは混ざりやすく、混ざったまま書くと、責任の所在があいまいになります。

表の最後の行にある注意が、実務上の要点です。任せる側が「確認した」と書くだけだと、確認の手続を踏んだのだから、相手の責任はないはずだ、という主張を受けるおそれがあります。そこで、任せる側は、確認の記録を残しつつ、確認したことが相手の保証責任を免れさせるものではないと、条文で書いておきます。

許可を持つ側（乙）の立場では、第2項が重く感じられるかもしれません。その場合は、甲が確認を怠ったことについて故意または重大な過失があるときは責任を免れるものとする、といった形で、バランスを取る提案が考えられます。どこまでを甲の確認の負担とし、どこからを乙の保証とするかは、取引の力関係と事業の実態で変わるところで、固定した答えはありません。

起きがちなこと

よくあるご質問

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本ページは一般的な情報提供です。個別の取引への当てはめは、事業の仕組みや契約の内容によって異なることがあります。許可・登録・認定の申請の手続や要件は、このサイトでは扱いません。条文は e-Gov法令検索（法令API）で確認しています。参考: e-Gov法令検索 / 警察庁 / 観光庁 / 厚生労働省